Olá pessoal, você sabia que além das viagens de lazer, são muito comuns as viagens de negócio, chamadas de viagens corporativas? Hoje vamos trazer dicas para quem viaja a trabalho e sobre como organizar esse tipo de viagem.
Seja para fechar negócio, participar de eventos ou visitar uma filial, fazer um planejamento é a principal dica para organizar viagens corporativas.
Ferramentas como um planner gratuito podem ajudar os gestores a manterem as informações em um só lugar, como datas, reservas de voos e hotéis, itinerários e contatos importantes.
É recomendado, ainda, elaborar um calendário de atividades, traçar políticas de segurança e estabelecer a comunicação com a equipe.
Conteúdo desse artigo:
Quão comum são as viagens corporativas?
Segundo o Levantamento das Viagens Corporativas, realizado pela Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo de São Paulo (Fecomercio-SP) em parceria com a Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), o setor mostra sinais de que o mercado é super aquecido, visto que as empresas de turismo faturaram R$ 7,3 bilhões no início de 2024, relativos aos gastos das companhias.
O valor representa o aumento de 5,5% em comparação a janeiro de 2023, sendo um recorde de faturamento para o início de ano na série histórica, iniciada em 2011.
A pesquisa ressalta que, apesar da tendência de crescimento na receita do mercado de viagens corporativas, o recorde também está associado ao aumento nos preços dos serviços de turismo, como o encarecimento das passagens aéreas.
A dinâmica impõe desafios para as empresas brasileiras, como encontrar formas de reorganizar os gastos com viagens em seus orçamentos, mudar o tamanho dos eventos, da sua localização ou do seu perfil.
Contudo, embora existam esses impasses, o panorama indica um saldo positivo devido à manutenção dos elevados níveis de atividade do turismo corporativo.
Empresas que pretendem organizar viagens corporativas devem estar atentas a uma série de tarefas logísticas, como reservar passagens e hospedagem, alugar carros e agendar reuniões.
Nesse sentido, portais especializados disponibilizam orientações para tornar o momento mais proveitoso, como elaborar um calendário para os deslocamentos, planejar o itinerário com antecedência e estabelecer uma comunicação clara com o time.
>> Leia também: Dicas para encontrar trabalho remoto e seguir viajando
Seis dicas para organizar viagens corporativas
Dicas para viagens corporativas
Vamos agora ver as seis dicas para organizar as viagens corporativas:
1. Elabore um calendário de viagens
Elaborar um calendário de viagens é uma maneira de manter a organização das atividades e aproveitar as oportunidades de encontros com clientes e parceiros, cursos, workshops, conferências e outros eventos.
Também é uma forma de oferecer previsibilidade aos colaboradores sobre as possibilidades de diferentes rotas a serem feitas ao longo do mês ou do ano.
Quando os gerentes informam com antecedência quais são os eventos programados, aumentam as chances de participação da equipe.
A antecipação permite que os funcionários se preparem adequadamente, ajustem suas agendas e prioridades de trabalho e possam ser mais produtivos nos encontros corporativos.
2. Planeje cada viagem com antecedência
O planejamento antecipado inclui a reserva de voos, hotéis, transporte local e a organização de atividades e reuniões durante a viagem.
Deixar para adquirir passagens e hospedagem na última hora costuma encarecer a compra. Por isso, a dica é fazer o quanto antes e aumentar a probabilidade de conseguir tarifas melhores e horários mais convenientes.
Planejar cada viagem com antecedência também permite à empresa lidar com eventuais problemas proativamente e resolvê-los antes do embarque.
Isso pode ser útil em casos de vistos de viagem, por exemplo, por ser um processo mais demorado.
3. Tenha políticas de viagem e fique atento à segurança
Traçar políticas de viagem é importante para minimizar conflitos e manter os gastos sob controle.
As delimitações podem abordar aspectos como a aprovação de viagens, reembolso de despesas, alocação de orçamento e comportamento esperado dos colaboradores durante o roteiro.
Além disso, é preciso pensar na segurança dos funcionários durante as viagens.
Para isso, vale incluir medidas como verificar questões de saúde e recomendações de vacinas para o destino, pesquisar sobre a estabilidade política e social do lugar e identificar possíveis riscos para adotar medidas preventivas.
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4. Estabeleça uma comunicação eficiente
Para manter a harmonia da programação, é importante manter o time informado sobre os detalhes da viagem, incluindo destino, datas, itinerário, transportes e requisitos especiais.
Os responsáveis pela organização podem, ainda, pedir um feedback aos colaboradores e, quando possível, envolvê-los no planejamento.
Fornecer informações claras sobre políticas de despesas e documentação necessária também ajuda a deixar os funcionários cientes das expectativas antes, durante e após a viagem.
Podem estar inclusas recomendações sobre como preencher relatórios de despesas, prazos para apresentação de recibos e outras regras sobre os gastos durante a viagem.
5. Entenda a proposta e diretrizes da empresa
Antes de arrumar as malas para uma viagem corporativa, é essencial entender a proposta e as diretrizes da empresa para essa jornada.
Cada organização tem suas próprias regras e expectativas quando se trata de viagens a trabalho, e estar ciente delas evita surpresas e garante que a viagem seja produtiva.
Saiba qual é o objetivo principal da viagem – se é fechar um negócio, participar de um evento ou fazer networking – e alinhe suas atividades a isso.
Além disso, fique por dentro das normas internas, como limites de despesas, canais de aprovação e procedimentos de reembolso.
Seguir essas diretrizes não só facilita a viagem, mas também demonstra profissionalismo e alinhamento com os interesses da empresa.
6. Tenha um seguro de viagem corporativo
Ter um seguro de viagem corporativo é uma segurança essencial para quem viaja a trabalho.
Imprevistos, como problemas de saúde, perda de bagagem ou cancelamento de voos, podem acontecer a qualquer momento, e estar protegido evita dores de cabeça.
Um bom seguro cobre desde emergências médicas até despesas com hospedagem e alimentação, caso algo saia do planejado, como um atraso de voo.
Isso garante que você se concentre no objetivo da viagem, sem se preocupar com custos inesperados ou problemas logísticos.
Ao viajar com um seguro, você e a empresa têm a tranquilidade de que, em qualquer situação, haverá uma solução rápida e eficiente.
>> Leia também: Como tirar fotos de férias pode melhorar sua produtividade
Viajante vendo o painel do aeroporto
Como conciliar trabalho e descanso durante a viagem?
Conciliar trabalho e lazer durante uma viagem corporativa pode parecer complicado, mas com um bom planejamento, é totalmente possível, inclusive recomendado.
O equilíbrio entre compromissos profissionais e momentos de descanso ou lazer é essencial para manter o foco e a produtividade ao longo da viagem.
Nós aqui do blog já viajamos várias vezes à trabalho e sempre buscamos conciliar um tempo para conhecer algum ponto turístico do destino viajado. Já aconteceu na nossa viagem a Recife, nossa viagem a São Paulo e nossa viagem a Brasília, por exemplo.
Aqui estão algumas dicas para conseguir essa harmonia:
Organize sua agenda de forma estratégica
O primeiro passo é planejar os compromissos profissionais com antecedência.
Agende as reuniões ou eventos mais importantes nos horários em que você costuma ser mais produtivo.
Evite marcar compromissos em horários seguidos, deixando um intervalo entre eles para respirar, revisar anotações ou até tomar um café.
Separe um tempo para o lazer
Além do trabalho, reserve algumas horas ou até dias para curtir o local da viagem. Isso pode ser durante a noite, após o expediente, ou em uma manhã livre.
Explorar a cidade onde você está, conhecer a cultura local e relaxar um pouco é importante para descansar a mente e melhorar sua experiência.
Não sacrifique o sono e as refeições
Manter uma rotina saudável é essencial para conciliar trabalho e lazer. Evite pular refeições ou sacrificar horas de sono por compromissos profissionais.
Dormir bem e se alimentar de forma balanceada vai ajudar você a manter a energia necessária tanto para o trabalho quanto para aproveitar o tempo livre.
Escolha acomodações que ofereçam lazer
Escolher um hotel que ofereça comodidades como piscina, academia ou spa pode ser uma excelente maneira de descansar sem sair muito da rotina de trabalho.
Aproveite os serviços do local para relaxar após um dia de reuniões, ou até mesmo para um treino rápido antes de começar o expediente.
Nesse artigo, temos dicas do que deve ser considerado ao escolher um hotel.
Mantenha o foco durante o trabalho
Quando estiver nos compromissos profissionais, esteja 100% presente e produtivo.
Isso vai permitir que você termine suas tarefas dentro do tempo previsto, deixando espaço livre na agenda para descansar ou curtir o local da viagem depois.
Por isso, não é recomendado ter distrações durante o expediente, pois isso pode comprometer o tempo que você reservou para o lazer.
>> Leia também: Como uma VPN pode facilitar a vida dos viajantes
5 dicas para pessoas que precisam trabalhar nas férias
Finalizando
Como você viu ao longo do texto, organizar viagens corporativas de forma eficiente é essencial para garantir que os objetivos profissionais sejam alcançados, sem comprometer o bem-estar dos funcionários ou os recursos da empresa.
Ao investir em um planejamento eficiente de viagens corporativas, sua empresa colhe uma série de benefícios, entre eles a otimização de recursos, a redução de custos e o aumento da produtividade.
Além disso, viagens bem organizadas contribuem para a satisfação dos colaboradores, fortalecendo o clima organizacional e a cultura da empresa.
Planejar com antecedência, seguir as diretrizes da empresa, controlar os custos e utilizar as ferramentas certas para otimizar o tempo são passos fundamentais para o sucesso.
Caso queira mais dicas para conciliar viagens de lazer e corporativas, recomendamos a leitura do nosso artigo que traz dicas para pessoas que precisam trabalhar nas férias.
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Agora queremos ouvir a sua opinião! Você costuma participar de muitas viagens corporativas? Como é a sua experiência com elas? Deixe abaixo o seu comentário!
Abraço e até o próximo post!
